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Cette politique est effective depuis 26 juin 2025
Dernière mise à jour : 7 juillet 2025
Enregistrement des appels téléphoniques uniquement à des fins de transcription
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Confidentialité absolue
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Appels privés
VoxNote repose sur des plateformes de communication conformes aux normes de sécurité de classe mondiale, telles que ISO 27001, PCI-DSS, SOC, HITRUST et GDPR.
Chiffrement des données
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Hébergement sécurisé
Nos services sont hébergés dans de grands centres de données conformes aux normes de sécurité internationales. Ces centres de données sont équipés de mesures de sécurité physiques et logicielles avancées pour protéger vos informations.
Les informations que nous collectons appartiennent à l'une des deux catégories : les informations “fournies volontairement” et les informations “collectées automatiquement”.
Les informations “fournies volontairement” se réfèrent à toutes les informations que vous nous fournissez consciemment et activement lorsque vous utilisez ou participez à l'un de nos services et promotions.
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Nous pouvons vous demander des informations personnelles - par exemple, lorsque vous nous soumettez du contenu ou lorsque vous nous contactez - qui peuvent inclure un ou plusieurs des éléments suivants :
Lorsque nous collectons et traitons des informations personnelles, et pendant que nous conservons ces informations, nous les protégerons par des moyens commercialement acceptables pour prévenir la perte et le vol, ainsi que l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés.
Bien que nous ferons de notre mieux pour protéger les informations personnelles que vous nous fournissez, nous vous conseillons qu'aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n'est 100% sécurisée et personne ne peut garantir une sécurité absolue des données.
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Nous conservons vos informations personnelles uniquement aussi longtemps que nous en avons besoin. Cette période de temps peut dépendre de ce pour quoi nous utilisons vos informations, conformément à cette politique de confidentialité. Par exemple, si vous nous avez fourni des informations personnelles telles qu'une adresse e-mail lors de la prise de contact avec nous au sujet d'une demande spécifique, nous pouvons conserver ces informations pendant la durée de votre demande restant ouverte ainsi que pour nos propres dossiers afin que nous puissions traiter efficacement des demandes similaires à l'avenir. Si vos informations personnelles ne sont plus nécessaires à cette fin, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes en supprimant tous les détails qui vous identifient.
Cependant, si nécessaire, nous pouvons conserver vos informations personnelles pour notre conformité avec une obligation légale, comptable ou de rapport, ou à des fins d'archivage dans l'intérêt public, de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques.
Nous ne visons aucun de nos produits ou services directement aux enfants de moins de 13 ans et nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles sur les enfants de moins de 13 ans.
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La section suivante inclut des dispositions qui sont en conformité avec les lois sur la vie privée de ces États (Californie, Colorado, Delaware, Floride, Virginie et Utah) et s'appliquent uniquement aux résidents de ces États. Les références spécifiques à un État particulier (dans un en-tête ou dans le texte) ne sont qu'une référence à la loi de cet État et ne s'appliquent qu'aux résidents de cet État. Le langage non spécifique à un État s'applique à tous les États énumérés ci-dessus.
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Nous adhérons aux normes décrites dans cette politique de confidentialité, garantissant que nous collectons et traitons les informations personnelles de manière légale, équitable, transparente et pour des raisons légitimes et légales.
Selon la Section 1798.83 du Code civil de Californie, si vous vivez en Californie et que votre relation commerciale avec nous est principalement à des fins personnelles, familiales ou domestiques, vous pouvez nous interroger sur les informations que nous divulguons à d'autres organisations à des fins marketing. Conformément à votre droit à la non-discrimination, nous pouvons vous proposer certaines incitations financières autorisées par la California Consumer Privacy Act et la California Privacy Rights Act (collectivement, CCPA) qui peuvent entraîner des différences de prix, de taux ou de niveaux de qualité pour les biens ou services que nous fournissons. Toute incitation financière autorisée par le CCPA que nous offrons sera raisonnablement liée à la valeur de vos informations personnelles, et nous fournirons des termes écrits qui décrivent clairement la nature d'une telle offre. La participation à un programme d'incitation financière nécessite votre consentement préalable, que vous pouvez révoquer à tout moment.
Selon la Section 1798.83 du Code civil de Californie, si vous vivez en Californie et que votre relation commerciale avec nous est principalement à des fins personnelles, familiales ou domestiques, vous pouvez nous interroger sur les informations que nous divulguons à d'autres organisations à des fins marketing. Pour faire une telle demande, veuillez nous contacter en utilisant les détails fournis dans cette politique de confidentialité avec « Demande d'informations sur la confidentialité en Californie » dans la ligne d'objet. Vous pouvez faire ce type de demande une fois par année civile. Nous vous enverrons par courrier électronique une liste de catégories d'informations personnelles que nous avons révélées à d'autres organisations à des fins marketing au cours de la dernière année civile, ainsi que leurs noms et adresses. Toutes les informations personnelles partagées de cette manière ne sont pas couvertes par la Section 1798.83 du Code civil de Californie.
Au cours des 12 derniers mois, nous avons collecté les catégories suivantes d'informations personnelles énumérées dans le CCPA :
Pour plus d'informations sur les données que nous collectons, y compris les sources à partir desquelles nous recevons ces informations, consultez la section « Informations que nous collectons ». Nous collectons et utilisons ces catégories d'informations personnelles aux fins commerciales décrites dans la section « Collecte et utilisation des informations », notamment pour fournir et gérer notre Service.
Vous avez le droit de supprimer vos informations personnelles que nous avons collectées et de connaître certaines informations sur nos pratiques de données au cours des 12 derniers mois. En particulier, vous avez le droit de nous demander les informations suivantes :
Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans cette politique de confidentialité.
En plus des droits évoqués ci-dessus, vous avez le droit de demander des informations sur la manière dont nous partageons certaines informations personnelles telles que définies par la législation applicable avec des tiers et des affiliés pour leurs propres fins de marketing direct.
Pour recevoir ces informations, envoyez-nous une demande en utilisant les coordonnées fournies dans cette politique de confidentialité. Les demandes doivent inclure « Demande de droits sur la vie privée » dans la première ligne de la description et inclure votre nom, adresse, ville, état et code postal.
Le RGPD distingue les organisations qui traitent les informations personnelles pour leurs propres objectifs (connues sous le nom de "contrôleurs de données") et les organisations qui traitent les informations personnelles au nom d'autres organisations (connues sous le nom de "processeurs de données"). Nous, VoxNote Softwares inc., situés à l'adresse fournie dans notre section Contactez-nous, sommes un Contrôleur de données en ce qui concerne les informations personnelles que vous nous fournissez.
Nous ne collecterons et n'utiliserons vos informations personnelles que lorsque nous aurons un droit légal de le faire. Dans ce cas, nous collecterons et utiliserons vos informations personnelles de manière légale, équitable et transparente. Si nous sollicitons votre consentement pour traiter vos informations personnelles et que vous avez moins de 16 ans, nous solliciterons le consentement de vos parents ou de votre représentant légal pour traiter vos informations personnelles à cette fin spécifique.
Nos fondements juridiques dépendent des services que vous utilisez et de la manière dont vous les utilisez. Cela signifie que nous ne collectons et n'utilisons vos informations que sur les bases suivantes:
Lorsque vous nous donnez votre consentement pour collecter et utiliser vos informations personnelles à des fins spécifiques. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en utilisant les moyens que nous fournissons ; toutefois, cela n'affectera pas l'utilisation de vos informations qui a déjà eu lieu. Vous pouvez consentir à fournir votre adresse e-mail afin de recevoir des e-mails marketing de notre part. Bien que vous puissiez vous désinscrire à tout moment, nous ne pouvons pas rappeler les e-mails déjà envoyés. Si vous avez des questions supplémentaires sur la manière de retirer votre consentement, n'hésitez pas à nous contacter aux coordonnées fournies dans la section Contactez-nous de cette politique de confidentialité.
Lorsque vous avez conclu un contrat ou une transaction avec nous, ou pour prendre des mesures préparatoires avant de conclure un contrat ou une transaction avec vous. Par exemple, si vous nous contactez avec une demande, nous pouvons avoir besoin d'informations personnelles telles que votre nom et vos coordonnées pour pouvoir répondre à votre demande.
Lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes, tels que la fourniture, le fonctionnement, l'amélioration et la communication de nos services. Nous considérons que nos intérêts légitimes comprennent la recherche et le développement, la compréhension de notre public, le marketing et la promotion de nos services, les mesures prises pour exploiter nos services de manière efficace, l'analyse marketing et les mesures prises pour protéger nos droits et intérêts légaux.
Dans certains cas, nous pouvons avoir l'obligation légale d'utiliser ou de conserver vos informations personnelles. Ces cas peuvent inclure (sans s'y limiter) les ordonnances judiciaires, les enquêtes criminelles, les demandes gouvernementales et les obligations réglementaires. Si vous avez des questions supplémentaires sur la manière dont nous conservons les informations personnelles pour nous conformer à la loi, n'hésitez pas à nous contacter aux coordonnées fournies dans la section Contactez-nous de cette politique de confidentialité.
Nous veillerons à ce que tout transfert d'informations personnelles des pays de l'Espace économique européen (EEE) vers des pays hors de l'EEE soit protégé par des garanties appropriées, par exemple en utilisant des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne, ou par l'utilisation de règles d'entreprise contraignantes ou d'autres moyens légalement acceptés.
Limitation : Vous avez le droit de demander que nous limitions le traitement de vos informations personnelles si (i) vous êtes préoccupé par l'exactitude de vos informations personnelles, (ii) vous estimez que vos informations personnelles ont été traitées de manière illégale, (iii) vous avez besoin que nous conservions les informations personnelles uniquement aux fins d'une action en justice, ou (iv) nous examinons votre opposition concernant le traitement sur la base de nos intérêts légitimes.
Opposition au traitement : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles qui repose sur nos intérêts légitimes ou l'intérêt public. Si cela est fait, nous devons présenter des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, afin de poursuivre le traitement de vos informations personnelles.
Portabilité des données : Vous pouvez avoir le droit de demander une copie des informations personnelles que nous détenons vous concernant. Dans la mesure du possible, nous vous fournirons ces informations dans un format CSV ou tout autre format machine facilement lisible. Vous pouvez également avoir le droit de demander que nous transférions ces informations personnelles à un tiers.
Suppression : Vous pouvez avoir le droit de demander que nous supprimions les informations personnelles que nous détenons vous concernant à tout moment, et nous prendrons des mesures raisonnables pour supprimer vos informations personnelles de nos enregistrements actuels. Si vous nous demandez de supprimer vos informations personnelles, nous vous informerons de l'impact de la suppression sur votre utilisation de notre site notre ou de nos produits et services. Il peut y avoir des exceptions à ce droit pour des raisons juridiques spécifiques, que nous vous indiquerons le cas échéant en réponse à votre demande. Si vous résiliez ou supprimez votre compte, nous supprimerons vos informations personnelles dans les 14 jours suivant la suppression de votre compte. Veuillez noter que les moteurs de recherche et des tiers similaires peuvent conserver des copies de vos informations personnelles qui ont été rendues publiques au moins une fois, comme certaines informations de profil et des commentaires publics, même après que vous avez supprimé les informations de nos services ou désactivé votre compte.
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Bien que la LPRPDE ne contienne pas un ensemble étendu de droits des consommateurs, elle accorde aux consommateurs le droit de :
Lorsque vous nous donnez votre consentement pour collecter et utiliser vos renseignements personnels à des fins spécifiques. Sous réserve de certaines restrictions, vous pouvez, à tout moment, refuser de donner votre consentement ou continuer à consentir à la collecte, à l'utilisation ou à la divulgation de vos renseignements personnels en nous en informant par l'adresse e-mail ci-dessous dans la section « Contactez-nous ». Le retrait du consentement peut affecter notre capacité à fournir ou à continuer de fournir des services.
Les clients ne peuvent pas refuser la collecte, l'utilisation et la divulgation de leurs renseignements personnels si ces informations sont nécessaires pour :
Bien que vous puissiez demander la suppression de vos coordonnées de contact à tout moment, nous ne pouvons pas rappeler un e-mail que nous avons déjà envoyé. Si vous avez d'autres questions sur la manière de retirer votre consentement, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Contactez-nous » de cette politique de confidentialité.
La LPRPDE vous donne un droit général d'accéder aux RPI détenus par les entreprises soumises à cette loi. Selon la LPRPDE, vous devez présenter votre demande d'accès par écrit et payer des frais minimes de 30,00 $.
Si des frais semblent injustes, vous avez le droit de vous plaindre. Nous nous réservons le droit de décider de la manière dont nous divulguons les copies de vos RPI. Nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour répondre à votre demande dans les 30 jours suivant sa réception. Dans le cas contraire, nous devons vous informer de notre incapacité à le faire avant l'expiration du délai de 30 jours si :
Nous pouvons également prolonger le délai en fonction du temps nécessaire pour convertir les renseignements personnels en un format alternatif. Dans ces circonstances, nous vous informerons du retard dans les 30 premiers jours et vous expliquerons la raison de celui-ci.
Vous pouvez demander la correction de toute erreur factuelle ou omission dans vos RPI. Nous vous demanderons de fournir des éléments de preuve à l'appui de votre demande. Selon la LPRPDE, une organisation doit modifier les informations, si nécessaire, si vous démontrez avec succès qu'elles sont incomplètes ou inexactes.
Vous pouvez nous contacter à tout moment en utilisant les informations fournies dans la section « Contactez-nous » de cette politique de confidentialité si vous pensez que vos RPI dans nos systèmes sont incorrects ou incomplets.
Si nous ne parvenons pas à nous mettre d'accord sur la modification des informations, vous avez le droit de faire enregistrer vos préoccupations auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
Cette politique de confidentialité est conforme aux exigences de la LPRPDE et aux dix principes de confidentialité, qui sont les suivants :
Nos interactions par e-mail avec nos clients sont conformes à la législation canadienne anti-pourriel. La société n'envoie pas d'e-mails non sollicités à des personnes avec lesquelles nous n'avons aucune relation. Nous ne vendrons pas de renseignements personnels, tels que des adresses e-mail, à des tiers non apparentés. De temps en temps, vos renseignements personnels peuvent être fournis à nos partenaires tiers pour administrer les produits et services que vous nous demandez.
Lorsque vous quittez notre site Web en vous connectant à un autre site Web, vous êtes soumis aux politiques de confidentialité et de sécurité du nouveau site Web. Nous vous encourageons à lire les politiques de confidentialité de tous les sites Web que vous visitez, en particulier si vous partagez des informations personnelles avec eux.
To enquire about de VoxNote Softwares inc. privacy policy, or to report violations of user privacy, you may contact us using the details in the Contact us section of this privacy policy. Pour obtenir des informations sur la politique de confidentialité de VoxNote Softwares inc. ou pour signaler des violations de la vie privée des utilisateurs, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section « Contactez-nous » de cette politique de confidentialité.
Si nous ne parvenons pas à résoudre votre problème à votre satisfaction, vous pouvez également contacter le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :
30 Victoria Street
Gatineau, QC K1A 1H3
Toll Free: 1.800.282.1376
Le GDPR établit une distinction entre les organisations qui traitent les informations personnelles pour leurs propres besoins (appelées « contrôleurs de données ») et les organisations qui traitent les informations personnelles pour le compte d'autres organisations (appelées « processeurs de données »). Nous, VoxNote Softwares inc., situés à l'adresse fournie dans notre section « Nous contacter », sommes un contrôleur de données en ce qui concerne les informations personnelles que vous nous fournissez.
Nous pouvons collecter indirectement des informations personnelles vous concernant auprès de tiers qui ont votre autorisation pour les partager. Par exemple, si vous achetez un produit ou un service auprès d'une entreprise travaillant avec nous et que vous donnez votre autorisation pour que nous utilisions vos coordonnées afin de finaliser la transaction.
Nous pouvons également collecter des informations disponibles publiquement vous concernant, comme celles provenant des réseaux sociaux et des plateformes de messagerie que vous utilisez. La disponibilité de ces informations dépend à la fois des politiques de confidentialité et de vos paramètres de confidentialité sur ces plateformes.
En plus des finalités mentionnées précédemment justifiant la collecte et l'utilisation des informations personnelles, nous pouvons également mener des activités de marketing et de recherche de marché, y compris l'analyse de la façon dont les visiteurs utilisent notre site, les opportunités d'amélioration du site web et l'expérience utilisateur.
Si vos informations personnelles ne sont plus nécessaires à nos fins déclarées, ou si vous nous en donnez l'instruction dans le cadre de vos droits en tant que personne concernée, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes en supprimant toutes les informations vous identifiant (« anonymisation »). Cependant, si nécessaire, nous pouvons conserver vos informations personnelles pour nous conformer à une obligation légale, comptable ou de déclaration, ou à des fins d'archivage dans l'intérêt public, de recherche scientifique ou historique, ou à des fins statistiques.
Les lois sur la protection des données et la vie privée nous permettent de collecter et d'utiliser vos données personnelles sur un nombre limité de fondements. Dans ce cas, nous collecterons et utiliserons vos informations personnelles de manière légale, équitable et transparente. Nous ne faisons jamais de marketing direct à des personnes de moins de 18 ans.
Nos bases légales dépendent des services que vous utilisez et de la manière dont vous les utilisez. Voici une liste non exhaustive des bases légales que nous utilisons :
Lorsque vous nous donnez votre consentement pour collecter et utiliser vos informations personnelles à des fins spécifiques. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en utilisant les moyens que nous mettons à disposition ; cependant, cela n'affectera pas l'utilisation de vos informations qui a déjà eu lieu. Lorsque vous nous contactez, nous supposons votre consentement sur la base de votre action positive de contact, vous consentez donc à ce que votre nom et votre adresse e-mail soient utilisés afin que nous puissions répondre à votre demande.
Lorsque vous acceptez de recevoir des communications marketing de notre part, nous le ferons uniquement sur la base de votre consentement, jusqu'à ce que vous nous demandiez de cesser, ce que vous pouvez faire à tout moment.
Bien que vous puissiez demander que nous supprimions vos coordonnées de contact à tout moment, nous ne pouvons pas rappeler un e-mail que nous avons déjà envoyé. Si vous avez d'autres questions sur la manière de retirer votre consentement, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section Nous contacter de cette politique de confidentialité.
Lorsque vous avez conclu un contrat ou une transaction avec nous, ou afin de prendre des mesures préparatoires avant la conclusion d'un contrat ou d'une transaction avec vous. Par exemple, si vous nous contactez avec une demande de renseignements, nous pouvons avoir besoin d'informations personnelles telles que votre nom et vos coordonnées pour pouvoir répondre.
Lorsque nous estimons que cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes, tels que la fourniture, le fonctionnement, l'amélioration et la communication de nos services. Nous considérons que nos intérêts légitimes incluent la recherche et le développement, la compréhension de notre public, le marketing et la promotion de nos services, les mesures prises pour exploiter nos services de manière efficace, l'analyse marketing et les mesures prises pour protéger nos droits et intérêts juridiques.
Dans certains cas, nous pouvons avoir l'obligation légale d'utiliser ou de conserver vos informations personnelles. Ces cas peuvent inclure (sans s'y limiter) les ordonnances judiciaires, les enquêtes criminelles, les demandes gouvernementales et les obligations réglementaires. Par exemple, nous sommes tenus de conserver les dossiers financiers pendant une période de 7 ans. Si vous avez d'autres questions sur la manière dont nous conservons les informations personnelles afin de nous conformer à la loi, n'hésitez pas à nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section Nous contacter de cette politique de confidentialité.
Les informations personnelles que nous collectons sont stockées et/ou traitées au Royaume-Uni par nous. Suite à une décision d'adéquation de la Commission européenne, le Royaume-Uni a bénéficié d'un niveau de protection essentiellement équivalent à celui garanti par le RGPD britannique.
Dans certaines occasions, lorsque nous partageons vos données avec des tiers, ils peuvent être basés en dehors du Royaume-Uni ou de l'Espace économique européen (EEE). Les pays vers lesquels nous stockons, traitons ou transférons vos informations personnelles peuvent ne pas avoir les mêmes lois sur la protection des données que le pays dans lequel vous avez initialement fourni les informations.
Si nous transférons vos informations personnelles à des tiers dans d'autres pays :
Droit de restreindre le traitement : Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos informations personnelles si (i) vous êtes préoccupé par l'exactitude de vos informations personnelles ; (ii) vous estimez que vos informations personnelles ont été traitées de manière illégale ; (iii) vous avez besoin que nous conservions les informations personnelles uniquement dans le cadre d'une demande légale ; ou (iv) nous sommes en train d'examiner votre objection concernant le traitement sur la base d'intérêts légitimes.
Droit de s'opposer : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles fondé sur nos intérêts légitimes ou l'intérêt public. Si cela est fait, nous devons fournir des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui l'emportent sur vos intérêts, droits et libertés, afin de poursuivre le traitement de vos informations personnelles.
Droit d'être informé : Vous avez le droit d'être informé de la manière dont vos données sont collectées, traitées, partagées et stockées.
Droit d'accès : Vous pouvez demander une copie des informations personnelles que nous détenons vous concernant à tout moment en soumettant une demande d'accès aux données personnelles (DSAR). Le délai légal pour répondre à une demande DSAR est de 30 jours civils à compter de la réception de votre demande.
Droit d'effacement : Dans certaines circonstances, vous pouvez demander que vos données personnelles soient effacées des registres détenus par les organisations. Cependant, il s'agit d'un droit qualifié ; il n'est pas absolu et ne s'applique que dans certaines circonstances.
Dans quels cas le droit à l'effacement peut-il s'appliquer ?
Droit à la portabilité : Les individus ont le droit d'obtenir une partie de leurs données personnelles auprès d'une organisation de manière accessible et lisible par machine, par exemple sous forme de fichier CSV. Dans le cadre de cela, les individus ont également le droit de demander à une organisation de transférer leurs données personnelles à une autre organisation.
Cependant, le droit à la portabilité :
Droit de rectification : Si les données personnelles sont inexactes, périmées ou incomplètes, les individus ont le droit de corriger, mettre à jour ou compléter ces données. Collectivement, il s'agit du droit de rectification. La rectification peut impliquer de combler les lacunes, c'est-à-dire de compléter des données personnelles incomplètes - bien que cela dépendra des finalités du traitement. Cela peut impliquer d'ajouter une déclaration complémentaire aux données incomplètes afin de signaler toute inexactitude ou revendication.
Ce droit s'applique uniquement aux propres données personnelles d'une personne ; une personne ne peut pas demander la rectification des informations d'une autre personne.
Notification des violations de données : Dès la découverte d'une violation de données, nous enquêterons sur l'incident et le signalerons à l'autorité de protection des données du Royaume-Uni et à vous-même, si nous estimons approprié de le faire.
Plaintes : Vous avez le droit, à tout moment, de déposer une plainte auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO), l'autorité de supervision britannique en matière de protection des données (www.ico.org.uk). Cependant, nous aimerions avoir la possibilité de traiter vos préoccupations avant que vous ne vous adressiez à l'ICO, donc veuillez d'abord nous contacter en utilisant les coordonnées fournies. Veuillez nous fournir autant d'informations que possible sur la prétendue violation. Nous enquêterons rapidement sur votre plainte et vous répondrons par écrit en vous indiquant les résultats de notre enquête et les mesures que nous prendrons pour y remédier.
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Water Lane
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Cheshire
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Dannick Villeneuve